Hoe maak je een factuur als zzp'er? (stap-voor-stap gids 2026)

Je eerste klus zit erop — nu wil je betaald worden. Als zzp'er maak je zelf je facturen, en dat vraagt om de juiste aanpak. Een foutieve of incomplete factuur kan door je klant worden afgewezen, of problemen geven bij de Belastingdienst.

In deze gids leer je precies hoe je als zzp'er een correcte factuur maakt: van de verplichte gegevens tot het versturen met een betaallink. Inclusief een praktisch voorbeeld en veelgemaakte fouten die je kunt vermijden.

---

Wat heb je nodig voordat je begint?

Verzamel deze gegevens voordat je je eerste factuur aanmaakt:

Jouw bedrijfsgegevens:

• Bedrijfsnaam (of je eigen naam als je geen handelsnaam hebt)
• Zakelijk adres
• KvK-nummer (Kamer van Koophandel)
• BTW-nummer (NL123456789B01)
• IBAN-rekeningnummer

Klantgegevens:

• Bedrijfsnaam of naam van de opdrachtgever
• Factuuradres
• BTW-nummer (verplicht als je factureert aan een bedrijf binnen de EU)

Heb je dit bij de hand? Dan kun je in minder dan vijf minuten een correcte factuur maken.

---

Stap 1 — Kies een uniek factuurnummer

Elke factuur heeft een uniek, oplopend nummer nodig. De Belastingdienst vereist dit zodat facturen traceerbaar zijn en niet achteraf kunnen worden aangepast.

Een veelgebruikte opzet: JAAR-VOLGNUMMER

Je mag ook een prefix gebruiken, zoals FAC-2026-001 of een klantcode opnemen. Het gaat erom dat elk nummer uniek is en dat de reeks oplopend blijft — gaten in de nummering zijn toegestaan, maar niet verplicht.

Let op: Gebruik je een factuurprogramma zoals Declair, dan wordt de nummering automatisch bijgehouden. Je kunt het format zelf instellen.

---

Stap 2 — Vul de verplichte factuurgegevens in

Volgens de Nederlandse wet moet elke factuur minimaal de volgende gegevens bevatten:

Jouw bedrijfsgegevens

• Volledige bedrijfsnaam of je eigen naam
• Adres (straat, postcode, woonplaats)
• KvK-nummer
• BTW-identificatienummer

Klantgegevens

• Naam van de klant of het bedrijf
• Adres van de klant
• BTW-nummer van de klant (verplicht bij zakelijke klanten in de EU)

Factuurgegevens

• Uniek factuurnummer
• Factuurdatum
• Betalingstermijn (bijv. "Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum")

Omschrijving van de werkzaamheden

• Duidelijke beschrijving van de geleverde dienst of het product
• Aantal of uren, eenheidsprijs en toegepast BTW-tarief

Bedragen

• Subtotaal exclusief BTW
• BTW-tarief (0%, 9% of 21%) en het bijbehorende BTW-bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW

Bankgegevens

• Je IBAN-rekeningnummer
• Eventueel BIC/SWIFT-code voor buitenlandse klanten

Wil je de volledige wettelijke checklist? Lees ook: Wat moet verplicht op een factuur staan? (zzp checklist)

---

Stap 3 — Kies het juiste BTW-tarief

Als zzp'er pas je een van de drie Nederlandse BTW-tarieven toe:

Twijfel je welk tarief voor jou geldt? De Belastingdienst heeft een uitgebreide lijst van vrijgestelde en verlaagd-belaste diensten op belastingdienst.nl.

BTW-vrijstelling en de KOR

Ben je net gestart of heb je een omzet onder €20.000 per jaar? Dan kun je de Kleineondernemersregeling (KOR) aanvragen. Je rekent dan geen BTW aan klanten, maar je kunt ook geen voorbelasting terugvragen. Op je factuur vermeld je: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB (KOR)".

---

Stap 4 — Bereken het totaalbedrag

Een eenvoudig voorbeeld:

Je hebt 8 uur gewerkt voor een klant tegen een tarief van €95 per uur.

Noteer alle bedragen apart op je factuur: subtotaal exclusief BTW, het BTW-bedrag en het eindbedrag inclusief BTW. Dit is verplicht — een factuur met alleen een totaalbedrag voldoet niet.

---

Stap 5 — Stel een betalingstermijn in

De standaard betalingstermijn in Nederland is 30 dagen na factuurdatum. Je mag een kortere termijn hanteren (7 of 14 dagen is gebruikelijk bij kleine opdrachten) of een langere als je dit met je klant hebt afgesproken.

Vermeld de uiterste betaaldatum expliciet op de factuur, bijvoorbeeld:

"Gelieve het bedrag van €919,60 vóór 15 maart 2026 over te maken op IBAN NL00 BANK 0000 0000 00 t.n.v. Bedrijfsnaam, onder vermelding van factuurnummer 2026-001."

Hoe concreter, hoe beter. Klanten die een exacte datum zien, betalen aantoonbaar sneller dan klanten die "30 dagen" moeten uitrekenen.

---

Stap 6 — Verstuur de factuur

Stuur je factuur als PDF per e-mail — dit is de standaard in Nederland. Zorg dat de PDF niet aanpasbaar is en alle verplichte gegevens correct weergeeft.

Sneller betaald worden met een betaallink

Voeg een iDEAL-betaallink toe aan je factuur. Klanten kunnen dan direct betalen via hun eigen bank, zonder handmatig een overboeking in te vullen. Dit verlaagt de drempel enorm — en je wordt gemiddeld 11 dagen sneller betaald dan zonder betaallink.

Lees hoe dit werkt: Factuur sturen met iDEAL of Wero — zo werkt het

Automatische herinneringen instellen

Herinneringen sturen voelt ongemakkelijk, maar onbetaalde facturen zijn duurder dan een ongemakkelijk mailtje. Met een factuurprogramma stel je automatische herinneringen in:

• 3 dagen vóór vervaldatum — vriendelijke herinnering
• 7 dagen ná vervaldatum — eerste aanmaning
• 14 dagen ná vervaldatum — tweede aanmaning
• 30 dagen ná vervaldatum — laatste aanmaning voor juridische stappen

Wat je doet als een klant daarna nog steeds niet betaalt — inclusief aanmaningskosten en incasso — lees je in Factuur niet betaald — wat nu?

---

Veelgemaakte fouten bij factureren als zzp'er

Fout 1 — BTW-nummer vergeten

Je BTW-identificatienummer is verplicht op elke factuur. Ontbreekt het, dan kan je klant de BTW niet terugvorderen en zal hij de factuur waarschijnlijk retoursturen.

Fout 2 — Factuurnummering opnieuw beginnen per klant

Je factuurnummering geldt voor je hele administratie — niet per klant. Begin je per klant opnieuw bij 001, dan heb je dubbele nummers in je boekhouding.

Fout 3 — Onduidelijke omschrijving

"Werkzaamheden mei" is geen geldige omschrijving. Schrijf wat je hebt gedaan: "Ontwikkeling van landingspagina voor product X, inclusief 2 revisieronden".

Fout 4 — Geen aparte BTW-vermelding

Het BTW-bedrag moet altijd apart vermeld worden. Een factuur met alleen het totaalbedrag zonder uitsplitsing voldoet niet aan de wet.

Fout 5 — Te laat sturen

Je moet een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand ná de levering versturen. Wacht je langer, dan loop je het risico dat je klant de factuur weigert of dat je BTW-aangifte niet klopt.

---

Factuur maken: zelf of met een programma?

Je kunt een factuur maken in Word of Excel, maar dat brengt risico's met zich mee:

• Handmatige berekeningen — kans op fouten
• Geen automatische nummering
• Moeilijk te archiveren en terugvinden
• Geen ingebouwde betaallink of herinneringen

Een factuurprogramma neemt dit werk uit handen. Met Declair maak je als zzp'er een correcte factuur in minder dan een minuut: alle verplichte velden staan er al in, BTW wordt automatisch berekend en je kunt direct een iDEAL-betaallink toevoegen.

Start gratis met Declair → — geen creditcard nodig, gratis tot 5 facturen per maand.

---

Samenvatting — checklist factuur maken zzp

Gebruik dit als snelle controle voordat je een factuur verstuurt:

• Uniek, oplopend factuurnummer
• Factuurdatum
• Jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer
• Naam en adres van de klant
• BTW-nummer van de klant (bij zakelijke EU-klanten)
• Duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Bedrag exclusief BTW, BTW-tarief, BTW-bedrag en totaal inclusief BTW
• Jouw IBAN-rekeningnummer
• Betalingstermijn met uiterste betaaldatum

Alles aangevinkt? Dan klopt je factuur en kun je hem versturen.

---

Veelgestelde vragen

Wat moet verplicht op een factuur staan als zzp'er?

Een factuur moet minimaal bevatten: jouw bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, BTW-nummer, de naam en het adres van de klant, een uniek factuurnummer, factuurdatum, een omschrijving van de geleverde dienst of het product, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en BTW-bedrag, het totaalbedrag inclusief BTW, en je IBAN-rekeningnummer met betalingstermijn.

Hoe snel moet je als zzp'er een factuur sturen?

Volgens de Nederlandse wet moet je een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand ná de levering sturen. In de praktijk sturen de meeste zzp'ers direct na afronding van het werk.

Welk BTW-tarief gebruik ik op mijn factuur?

De meeste zzp'ers in dienstverlening (IT, design, advies, tekst, coaching) hanteren 21%. Het 9%-tarief geldt voor onder andere voedsel, geneesmiddelen en kapperswerk. Het 0%-tarief geldt voor export buiten de EU en specifieke vrijgestelde diensten.

Mag ik een factuur maken in Word of Excel?

Ja, dat mag. Maar een factuurprogramma is betrouwbaarder: het nummert automatisch, berekent de BTW correct en slaat alles gestructureerd op. Fouten in een handgemaakte factuur kunnen leiden tot vertraging bij de Belastingdienst of een weigering van je klant.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Je bent wettelijk verplicht facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen raadpleegbaar en leesbaar blijven.

Wat is een factuurnummer en hoe kies ik er een?

Een factuurnummer is een unieke, oplopende code waarmee je elke factuur identificeert. Een veelgebruikte opzet is JAAR-VOLGNUMMER, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Het nummer mag letters en cijfers bevatten, maar moet uniek zijn en oplopend.

Kan ik als zzp'er een factuur annuleren?

Een verzonden factuur kun je niet zomaar verwijderen — dat is boekhoudkundig niet toegestaan. In plaats daarvan maak je een creditnota aan: een negatieve factuur die de originele factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt.

Wat doe ik als een klant niet betaalt?

Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering, gevolgd door een formele aanmaning als de klant na 7–14 dagen nog niet betaald heeft. Automatische herinneringen via een factuurprogramma als Declair verminderen het aantal openstaande facturen sterk. Lees het complete stappenplan in Factuur niet betaald — wat nu?

---

Volgende stap: lees ook Wat moet verplicht op een factuur staan? (zzp checklist) of bekijk de vergelijking van de beste facturatieprogramma's voor zzp'ers in 2026. Factuur nog steeds onbetaald? Lees Factuur niet betaald — wat nu?