Wat moet verplicht op een factuur staan? (zzp checklist 2026)

Een factuur zonder de juiste gegevens kan door je klant worden afgewezen — of erger, problemen geven bij de Belastingdienst. Toch missen veel zzp'ers nog altijd één of meerdere verplichte onderdelen, simpelweg omdat ze niet precies weten wat er op moet staan.

In dit artikel vind je de complete lijst met verplichte factuurgegevens, uitgelegd per onderdeel, met voorbeelden en een downloadbare checklist.

---

De 10 verplichte factuurgegevens voor zzp'ers

Dit zijn de gegevens die de Belastingdienst vereist op elke factuur die je als ondernemer verstuurt.

---

1. Jouw volledige bedrijfsnaam en adres

Vermeld de naam waaronder je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Heb je een handelsnaam? Dan gebruik je die. Werk je onder je eigen naam? Dan vermeld je je voor- en achternaam.

Voeg ook je volledige zakelijke adres toe: straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats. Werk je vanuit huis? Dan is je thuisadres je zakelijk adres — tenzij je een postbusadres of extern adres gebruikt.

Voorbeeld:

Freelance Studio / of: Jan de Vries Voorbeeldstraat 12 1234 AB Amsterdam

---

2. KvK-nummer

Als ingeschreven ondernemer vermeld je altijd je KvK-nummer. Dit is het unieke registratienummer dat je bij de Kamer van Koophandel hebt gekregen toen je je onderneming registreerde.

Het KvK-nummer bestaat uit 8 cijfers, bijvoorbeeld: KvK: 12345678

Nog niet ingeschreven bij de KvK? Dan mag je technisch gezien nog geen BTW-facturen sturen. Inschrijven is gratis voor eenmanszaken.

---

3. BTW-identificatienummer

Je BTW-identificatienummer gebruik je op al je facturen en andere communicatie met klanten. Het heeft altijd het volgende formaat:

NL123456789B01

Let op: als zzp'er (eenmanszaak) heb je twee BTW-nummers:

Gebruik op facturen altijd het BTW-identificatienummer — nooit het aanslagnummer.

---

4. Naam en adres van de klant

Vermeld de volledige naam of bedrijfsnaam van je klant, inclusief het factuuradres. Stuur je naar een groot bedrijf? Voeg dan eventueel de naam van de contactpersoon of de afdeling toe zodat de factuur op de juiste plek terechtkomt.

Voorbeeld:

Voorbeeld B.V. T.a.v. afdeling Financiën Klantenstraat 5 5678 CD Rotterdam

---

5. BTW-nummer van de klant (bij EU-zakelijke klanten)

Factuur je aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan is het BTW-nummer van je klant verplicht. Dit is nodig voor de btw-verlegd-regeling (intracommunautaire prestaties, ICP) en voor je ICP-opgave bij de Belastingdienst.

Factuur je aan een Nederlandse klant? Dan is het klant-BTW-nummer niet wettelijk verplicht op de factuur, maar het is wel gebruikelijk bij zakelijke transacties.

---

6. Uniek, oplopend factuurnummer

Elke factuur heeft een uniek nummer nodig. De Belastingdienst vereist dat de nummering oplopend is en geen hiaten vertoont die wijzen op verwijderde facturen.

Je kunt zelf een formaat kiezen, zolang het uniek en oplopend is:

Tip: Gebruik niet per klant een aparte nummering die bij 001 begint. Dan heb je dubbele nummers in je administratie.

---

7. Factuurdatum

Vermeld altijd de datum waarop de factuur is opgemaakt — niet de datum waarop je de werkzaamheden hebt uitgevoerd. De factuurdatum is ook het startpunt van de betalingstermijn.

Wettelijk moet je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand ná de levering versturen.

---

8. Omschrijving van de geleverde dienst of het product

Dit onderdeel wordt het vaakst te summier ingevuld. "Werkzaamheden april" is geen geldige omschrijving.

Schrijf duidelijk:

• Wat je hebt gedaan of geleverd
• In welke periode
• Hoeveel uur of hoeveel stuks (indien van toepassing)
• Het gehanteerde uurtarief of stuksprijs

Te vaag:

Werkzaamheden mei 2026

Correct:

Ontwikkeling e-commerce webshop — fase 2 (back-end integratie), 24 uur à €110,00

Hoe duidelijker de omschrijving, hoe minder kans op discussie met de klant en hoe makkelijker voor jou bij de BTW-aangifte.

---

9. Bedragen: exclusief BTW, BTW-bedrag en totaal inclusief BTW

Dit is het meest technische onderdeel, maar ook het meest kritische. Een factuur met alleen een eindbedrag is ongeldig. Je moet altijd drie bedragen apart vermelden:

Gebruik je meerdere BTW-tarieven op één factuur (bijv. 9% én 21%)? Dan vermeld je per tarief het subtotaal en het BTW-bedrag afzonderlijk.

---

10. IBAN en betalingstermijn

Vermeld je IBAN-rekeningnummer zodat je klant weet naar welke rekening hij moet betalen. Het is ook verplicht een betalingstermijn te communiceren.

Aanbevolen formulering:

Gelieve het bedrag van €919,60 vóór 15 maart 2026 over te maken op IBAN NL00 BANK 0000 0000 00 t.n.v. Freelance Studio, onder vermelding van factuurnummer 2026-001.

Een concrete datum werkt beter dan "binnen 30 dagen" — klanten hoeven dan niet zelf te rekenen.

Klant betaalt niet op tijd? Lees wat je kunt doen in Factuur niet betaald — wat nu? — inclusief aanmaningskosten, incasso en kant-en-klare templates.

---

Optionele maar nuttige toevoegingen

Naast de verplichte gegevens zijn er aanvullende elementen die je factuur professioneler maken en je administratie vereenvoudigen:

---

Uitzonderingen — wanneer gelden andere regels?

Vereenvoudigde factuur (onder €100)

Bedraagt het totaalbedrag inclusief BTW niet meer dan €100? Dan mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Hierop hoef je minder gegevens te vermelden — zo mag je het klantadres weglaten. Wel verplicht: jouw naam, datum, omschrijving, BTW-tarief en totaalbedrag.

KOR — geen BTW op de factuur

Val je onder de Kleineondernemersregeling (KOR) met een omzet onder €20.000? Dan reken je geen BTW. Op je factuur schrijf je:

BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB (KOR)

Je vermeldt géén BTW-bedrag en geen BTW-tarief.

BTW verlegd (bij EU-zakelijke klanten)

Factuur je aan een BTW-plichtig bedrijf in een ander EU-land? Dan pas je het nultarief toe en vermeld je:

BTW verlegd / VAT reverse charged

Plus het BTW-nummer van je klant. Lees meer in ons artikel over iDEAL en internationale betalingen.

---

Wat als mijn factuur onvolledig is?

Een onvolledige factuur heeft twee mogelijke gevolgen:

Klant weigert de factuur. Je klant kan de BTW niet terugvorderen als jouw BTW-nummer ontbreekt. Grote bedrijven sturen zulke facturen automatisch retour.

Belastingdienst keurt de factuur af. Bij een boekhoudkundige controle kan de Belastingdienst een onvolledige factuur als ongeldig beschouwen. Dan moet je een gecorrigeerde versie uitsturen met hetzelfde nummer plus een revisie-aanduiding, bijv. 2026-001-R.

Gebruik je een factuurprogramma zoals Declair, dan worden alle verplichte velden automatisch gecontroleerd voordat je de factuur verstuurt.

---

Gratis checklist — print of sla op

Gebruik deze checklist vóór elke factuurverzending:

VERPLICHTE FACTUURGEGEVENS — CHECKLIST ZZP'ER

Jouw gegevens
☐ Bedrijfsnaam of eigen naam
☐ Zakelijk adres (straat, postcode, stad)
☐ KvK-nummer
☐ BTW-identificatienummer (NL...B01)

Klantgegevens
☐ Naam of bedrijfsnaam van de klant
☐ Factuuradres van de klant
☐ BTW-nummer van de klant (verplicht bij EU-zakelijke klanten)

Factuurdetails
☐ Uniek, oplopend factuurnummer
☐ Factuurdatum
☐ Duidelijke omschrijving van de dienst of het product

Bedragen
☐ Subtotaal exclusief BTW
☐ BTW-tarief (0%, 9% of 21%) en BTW-bedrag apart vermeld
☐ Totaalbedrag inclusief BTW

Betaling
☐ IBAN-rekeningnummer
☐ Betalingstermijn (bij voorkeur als concrete datum)

Uitzonderingen (indien van toepassing)
☐ KOR-vermelding indien BTW-vrijgesteld
☐ "BTW verlegd" en klant-BTW-nummer bij EU-klanten

Wil je nooit meer iets vergeten? Met Declair worden alle verplichte velden automatisch ingevuld en gecontroleerd. Start gratis →

---

Veelgestelde vragen

Moet mijn KvK-nummer verplicht op een factuur staan?

Ja. Als ingeschreven ondernemer bij de Kamer van Koophandel ben je verplicht je KvK-nummer op alle facturen te vermelden. Ontbreekt het, dan is de factuur formeel onvolledig.

Moet ik het BTW-nummer van mijn klant op de factuur zetten?

Ja, als je factureert aan een BTW-plichtig bedrijf in een ander EU-land is dit verplicht. Bij Nederlandse klanten is het vermelden van het klant-BTW-nummer niet wettelijk verplicht, maar wel gebruikelijk bij zakelijke transacties.

Wat is het verschil tussen een BTW-identificatienummer en een BTW-nummer?

Als zzp'er (eenmanszaak) heb je twee BTW-nummers: het BTW-identificatienummer (voor communicatie met klanten en op facturen, begint met NL en eindigt op B01 of B02) en het BTW-nummer (voor communicatie met de Belastingdienst). Op facturen gebruik je altijd het BTW-identificatienummer.

Mag ik een factuur in een andere taal uitschrijven?

Ja, dat mag. Je kunt een factuur in het Engels, Duits of een andere taal opstellen. De verplichting geldt voor de inhoud — alle verplichte gegevens moeten aanwezig zijn — niet voor de taal.

Wat als ik onder de KOR val — moet ik dan nog BTW vermelden?

Nee. Als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) reken je geen BTW. Op je factuur vermeld je dan: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB (KOR)". Je vermeldt geen BTW-bedrag.

Wat is een vereenvoudigde factuur en wanneer mag ik die gebruiken?

Een vereenvoudigde factuur mag je gebruiken als het totaalbedrag inclusief BTW niet hoger is dan €100, of voor bepaalde specifieke transacties. Op een vereenvoudigde factuur hoef je minder gegevens te vermelden, zoals het weglaten van het klantadres.

Wat gebeurt er als mijn factuur onvolledig is?

Een onvolledige factuur kan door je klant worden geweigerd of teruggestuurd. Daarnaast kan de Belastingdienst bij een controle bezwaar maken. In dat geval stuur je een gecorrigeerde factuur met hetzelfde factuurnummer plus een toevoeging, zoals 2026-001-R.

Moet ik een betalingstermijn vermelden op mijn factuur?

Het is niet wettelijk verplicht, maar sterk aanbevolen. Zonder betalingstermijn geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Door een concrete datum te noemen — "Betaling vóór 15 maart 2026" — betalen klanten gemiddeld sneller. Betaalt een klant toch niet op tijd? Lees het stappenplan in Factuur niet betaald — wat nu?

---

Wil je weten hoe je stap voor stap een factuur opmaakt? Lees dan Hoe maak je een factuur als zzp'er? — inclusief rekenvoorbeeld en veelgemaakte fouten. Of lees wat je doet als een klant niet betaalt: Factuur niet betaald — wat nu?