Factuur niet betaald — wat nu? (stappenplan + templates) — 2026

Je betalingstermijn is verstreken. Je klant heeft niet betaald. En nu?

Onbetaalde facturen zijn een van de meest frustrerende aspecten van het zzp-bestaan. Je hebt het werk gedaan, maar het geld komt niet binnen. En een herinnering sturen voelt ongemakkelijk — zeker als je de klant goed kent of nog vaker voor hen werkt.

Dit artikel geeft je een compleet stappenplan: wanneer mag je herinneringen sturen, hoe escaleer je professioneel, wat mag je doorberekenen, en hoe voorkom je dit in de toekomst.

---

Waarom betalen klanten niet op tijd?

Voordat je direct naar incasso gaat: de meeste onbetaalde facturen zijn geen opzettelijke wanbetaling.

Veel voorkomende redenen:

• De factuur is ondergesneeuwd in een drukke inbox
• De klant heeft geen notificatie gekregen dat de factuur er is
• De financiële administratie werkt met maandelijkse betalingsruns
• Er is onduidelijkheid over de omschrijving of het bedrag
• Het bedrijf heeft tijdelijke cashflow-problemen

Daarom begin je altijd met een vriendelijke herinnering, niet met een aanmaning.

---

Wanneer mag je een betalingsherinnering sturen?

Juridisch gezien mag je een herinnering sturen zodra de betalingstermijn is verstreken.

Voorbeeld:

• Factuurdatum: 1 februari 2026
• Betalingstermijn: 30 dagen
• Vervaldatum: 3 maart 2026
• Eerste herinnering: vanaf 4 maart 2026

In de praktijk wacht je meestal 3 tot 7 dagen na de vervaldatum voordat je de eerste herinnering stuurt. Dit geeft de klant de tijd om alsnog te betalen zonder dat je direct op zijn nek zit.

---

De escalatieladder — 4 stappen

Een professionele aanpak escaleert geleidelijk. Hier is de gangbare aanpak bij Nederlandse zzp'ers:

---

Stap 1 — Vriendelijke betalingsherinnering

Begin altijd vriendelijk. Ga ervan uit dat de klant het vergeten is of de factuur niet heeft gezien.

Template — Vriendelijke herinnering

Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer]

---

Beste [naam],

Ik zag dat factuur [factuurnummer] van €[bedrag] (vervaldatum: [datum]) nog niet is betaald. Mogelijk is deze over het hoofd gezien.

Kun je de betaling nog voor [nieuwe datum, bijv. over 7 dagen] overmaken naar IBAN [jouw IBAN] onder vermelding van factuurnummer [nummer]?

Voor het gemak heb ik de factuur opnieuw als bijlage toegevoegd.

Mocht je vragen hebben of is de factuur inmiddels betaald, laat het me dan weten.

Hartelijke groet, [Je naam]

---

Belangrijk:

• Blijf beleefd en zakelijk
• Voeg de originele factuur opnieuw toe als bijlage
• Geef een concrete nieuwe betaaldatum

---

Stap 2 — Formele aanmaning

Als er na 7-14 dagen nog steeds niet is betaald, stuur je een formele aanmaning. Dit is het moment waarop je wettelijke incassokosten mag doorberekenen.

Template — Formele aanmaning

Onderwerp: Aanmaning factuur [factuurnummer] — betaling binnen 14 dagen vereist

---

Geachte [naam / bedrijfsnaam],

Ondanks mijn eerdere betalingsherinnering van [datum] heb ik nog geen betaling ontvangen voor factuur [factuurnummer] van €[bedrag], met vervaldatum [datum].

Dit is een formele aanmaning.

Ik verzoek u het bedrag van €[bedrag] binnen 14 dagen na dagtekening van deze aanmaning over te maken naar IBAN [jouw IBAN], onder vermelding van factuurnummer [nummer].

Conform de wet breng ik de volgende kosten in rekening:

• Aanmaningskosten: €40,00
• Wettelijke rente: €[rente-bedrag] (vanaf [vervaldatum])

Totaal verschuldigd: €[totaalbedrag]

Bij gebreke van betaling binnen de gestelde termijn zal ik genoodzaakt zijn verdere juridische stappen te ondernemen, waaronder het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure.

Mocht u vragen hebben of is de betaling inmiddels verricht, neem dan zo spoedig mogelijk contact met mij op.

Met vriendelijke groet, [Je naam] [Je bedrijfsnaam] [KvK-nummer]

---

Let op:

• Dit is een formele brief — geen informele toon meer
• Je rekent nu incassokosten door (€40 voor bedragen tot €2.500)
• Je berekent wettelijke rente vanaf de vervaldatum

Hoeveel mag je doorberekenen?

Daarnaast mag je wettelijke rente rekenen vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek. De wettelijke rente is momenteel rond de 10-12% per jaar.

---

Stap 3 — Laatste waarschuwing

Als de aanmaning niet werkt, stuur je een laatste waarschuwing waarin je duidelijk maakt dat je het dossier overdraagt aan een incassobureau of een juridische procedure start.

Template — Laatste waarschuwing

Onderwerp: Laatste waarschuwing factuur [factuurnummer] — incasso volgt

---

Geachte [naam / bedrijfsnaam],

Ondanks mijn aanmaning van [datum] heb ik nog steeds geen betaling ontvangen voor factuur [factuurnummer] van €[bedrag].

Dit is mijn laatste waarschuwing.

Als ik binnen 7 dagen na dagtekening van deze brief geen volledige betaling ontvang, zal ik het dossier overdragen aan een incassobureau zonder verdere aankondiging. De kosten hiervan (circa 15-25% van het factuurbedrag) worden volledig bij u in rekening gebracht.

Het totaal openstaande bedrag is inmiddels:

• Originele factuur: €[bedrag]
• Aanmaningskosten: €40,00
• Wettelijke rente: €[rente-bedrag]
• Totaal: €[totaalbedrag]

Ik verzoek u dringend binnen 7 dagen over te maken naar IBAN [jouw IBAN], onder vermelding van factuurnummer [nummer].

Met vriendelijke groet, [Je naam] [Je bedrijfsnaam]

---

---

Stap 4 — Incassobureau of rechtbank

Als de laatste waarschuwing niet werkt, heb je twee opties:

Optie 1 — Incassobureau inschakelen

Een incassobureau neemt het dossier over en probeert namens jou betaling af te dwingen. Veel bureaus werken op no cure, no pay basis: je betaalt alleen als ze succesvol zijn.

Kosten: meestal 10-25% van het factuurbedrag, volledig door te berekenen aan de klant.

Bekende incassobureaus in Nederland:

• Flanderijn
• Graydon
• Intrum
• Creditmanagement Nederland

Optie 2 — Gerechtelijke procedure starten

Je kunt zelf een betalingsbevel aanvragen bij de rechtbank. Dit is een versnelde procedure waarbij de rechter je klant verplicht te betalen.

Kosten: griffierecht is afhankelijk van het bedrag (tussen €85 en €3.000). Deze kosten kun je doorberekenen aan de klant als je wint.

Wanneer kiezen voor rechtbank:

• Bij hoge bedragen (boven €5.000)
• Als de klant juridisch weerlegt dat hij moet betalen
• Als je concrete bewijzen hebt (getekend contract, e-mailcorrespondentie)

---

Hoe voorkom je onbetaalde facturen?

De beste oplossing is voorkomen dat facturen überhaupt onbetaald blijven.

1. Gebruik een iDEAL-betaallink

Klanten die direct kunnen betalen via een iDEAL-knop betalen gemiddeld 11 dagen sneller dan klanten die handmatig moeten overmaken.

Een betaallink verlaagt de drempel enorm:

• Geen handmatig IBAN overtypen
• Geen zoeken naar de factuur als de betalingstermijn verloopt
• Directe bevestiging voor beide partijen

Lees meer: Facturen versturen met iDEAL of Wero

2. Automatische betalingsherinneringen

Handmatig herinneringen sturen is vervelend en tijdrovend. Met automatische herinneringen gebeurt het vanzelf:

Met Declair Professional stel je dit één keer in en werkt het volledig automatisch voor elke factuur die je verstuurt.

3. Duidelijke betalingstermijn op de factuur

Een vage betalingstermijn zoals "Betaling binnen 30 dagen" werkt minder goed dan een concrete datum:

Beter:

Gelieve het bedrag van €920 vóór 15 maart 2026 over te maken.

Klanten die een exacte datum zien betalen aantoonbaar sneller.

4. Vooruitbetaling of termijnbetalingen vragen

Bij grote projecten of nieuwe klanten kun je een voorschot vragen:

• 50% vooruitbetaling bij start
• 50% na oplevering

Of werk met termijnbetalingen:

• Deel 1: 30% na conceptlevering
• Deel 2: 40% na revisie
• Deel 3: 30% na finale oplevering

5. Algemene voorwaarden met opschortingsrecht

Vermeld in je algemene voorwaarden dat je nieuwe werkzaamheden mag opschorten als eerdere facturen onbetaald zijn. Dit geeft je juridische rugdekking.

---

Veelgemaakte fouten bij onbetaalde facturen

Fout 1 — Te lang wachten met herinneren

Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je nog betaald wordt. Stuur binnen 7 dagen na vervaldatum een herinnering.

Fout 2 — Direct beginnen met dreigementen

Een agressieve toon in de eerste herinnering schaadt de klantrelatie. Begin altijd vriendelijk.

Fout 3 — Incassokosten doorberekenen zonder formele aanmaning

Je mag pas incassokosten doorberekenen ná een formele aanmaning. Een vriendelijke herinnering is daarvoor niet genoeg.

Fout 4 — Geen bewijs bewaren

Sla alle correspondentie op: facturen, herinneringen, e-mails, WhatsApp-berichten. Als het tot een rechtszaak komt, heb je dit nodig als bewijs.

Fout 5 — Stoppen met werk zonder communicatie

Als je werk opschort omdat een klant niet betaalt, communiceer dit dan helder. Stilzwijgend stoppen leidt tot verwarring en mogelijk een tegenclaim.

---

Samenvatting

De escalatieladder bij onbetaalde facturen:

1. Vriendelijke herinnering (dag 3-7) — beleefd, geen kosten
2. Formele aanmaning (dag 14-21) — zakelijk, €40 aanmaningskosten + rente
3. Laatste waarschuwing (dag 30-35) — dreigen met incasso
4. Incassobureau of rechtbank (dag 45+) — juridische stappen

Preventie werkt beter dan achteraf jagen:

• iDEAL-betaallinks zorgen dat klanten direct kunnen betalen
• Automatische herinneringen nemen het werk uit handen
• Duidelijke betalingstermijnen en voorschotregelingen verminderen risico

Voorkom onbetaalde facturen met Declair → — Automatische herinneringen + iDEAL-betaallinks

---

Veelgestelde vragen

Wanneer mag ik een betalingsherinnering sturen?

Je mag een betalingsherinnering sturen zodra de betalingstermijn is verstreken. Als je factuur een betalingstermijn van 30 dagen heeft en de factuurdatum is 1 februari, dan mag je vanaf 2 maart een herinnering sturen. Wacht in de praktijk meestal 3-7 dagen na de vervaldatum voordat je de eerste herinnering stuurt.

Mag ik incassokosten doorberekenen bij een onbetaalde factuur?

Ja. Zodra je een formele aanmaning stuurt, mag je wettelijke incassokosten doorberekenen. Voor een factuur tot €2.500 is dit €40. Voor bedragen tussen €2.500 en €5.000 is het €60. Daarnaast mag je wettelijke rente rekenen (momenteel rond 10-12% per jaar) vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Een betalingsherinnering is vriendelijk en informeel — je gaat ervan uit dat de klant het vergeten is. Een aanmaning is formeel en juridisch bindend. Je vermeldt dat je aanmaningskosten in rekening brengt en geeft een definitieve betaaltermijn. Pas na een formele aanmaning mag je incassokosten doorberekenen.

Hoe lang moet ik wachten voordat ik een incassobureau inschakelt?

De gangbare escalatie is: vriendelijke herinnering (dag 3-7 na vervaldatum) → aanmaning (dag 14-21) → laatste waarschuwing (dag 30-35) → incassobureau (dag 45+). Je bent juridisch niet verplicht deze stappen te volgen, maar het verhoogt de slagingskans en wordt geaccepteerd door rechters als redelijke aanpak.

Kan ik een factuur annuleren als de klant niet betaalt?

Nee. Een verzonden factuur kun je niet annuleren omdat de klant niet betaalt. De factuur blijft geldig en je kunt juridische stappen ondernemen om betaling af te dwingen. Wil je de factuur toch ongedaan maken, dan maak je een creditnota aan, maar dit doe je alleen in overleg met de klant.

Wat kost het om een incassobureau in te schakelen?

Incassobureaus rekenen meestal een percentage van het te innen bedrag — vaak tussen 10% en 25%. Deze kosten worden meestal doorberekend aan de klant bovenop het factuurbedrag. Sommige bureaus werken op no cure no pay basis: je betaalt alleen als ze succesvol zijn.

Mag ik stoppen met werken als een klant een factuur niet betaalt?

Ja, je mag nieuwe werkzaamheden opschorten tot openstaande facturen zijn betaald. Dit heet een opschortingsrecht. Vermeld dit wel in je algemene voorwaarden of communiceer het duidelijk vooraf. Je mag echter geen werk terugnemen dat je al hebt geleverd.

Hoe voorkom ik onbetaalde facturen?

De beste preventie is een iDEAL-betaallink op je factuur — klanten kunnen dan direct betalen zonder handmatig overmaken. Daarnaast helpen automatische betalingsherinneringen, duidelijke betalingstermijnen op je factuur, en het vragen van een voorschot bij nieuwe of onbekende klanten.

---

Meer weten over sneller betaald worden? Lees ook Factuur versturen met iDEAL-betaallink of bekijk hoe je een correcte factuur maakt.