Factureren in dollars of ponden als zzp'er

Een klant in New York gaat akkoord met je tarief en vraagt de factuur in dollars. Een Londens bureau werkt in ponden. Een Zwitsers bedrijf betaalt in francs, dat doen ze al twintig jaar, en daar gaan ze voor jou niet van afwijken.

Mag je als Nederlandse zzp'er factureren in een andere valuta dan de euro? Ja. Er is één voorwaarde die mensen over het hoofd zien, en een paar praktische keuzes die je geld kosten als je ze verkeerd maakt.

Het korte antwoord

Je mag factureren in elke valuta. Maar als er Nederlandse btw op de factuur staat, moet het btw-bedrag óók in euro's vermeld worden.

Dat is de regel in één zin. De rest van dit artikel volgt daaruit.

De reden is niet ingewikkeld: de Belastingdienst int en betaalt in euro's, en je btw-aangifte is in euro's. Dus moet het btw-bedrag te herleiden zijn tot een euro-bedrag waar jij en de fiscus het over eens zijn.

Let op wat er níet staat. De rest van de factuur — je tarieven, regels, subtotaal, totaal — mag volledig in dollars of ponden blijven. Alleen bij het btw-bedrag hoort een euro-equivalent.

Wanneer dit speelt, en wanneer niet

Wat veel mensen verrast: bij het grootste deel van het factureren in vreemde valuta komt de btw-vraag helemaal niet aan de orde.

Factureer je een bedrijf buiten de EU — meestal precies de reden dat je überhaupt in dollars factureert — dan breng je doorgaans geen Nederlandse btw in rekening. Geen btw betekent geen btw-bedrag, en dus niets om te converteren. Je factureert USD 5.000 en klaar.

De euro-eis speelt wél bij:

• Een Nederlandse klant die om wat voor reden dan ook in dollars gefactureerd wil worden
• Een particulier in het buitenland waar Nederlandse btw van toepassing is
• Elke factuur in vreemde valuta met een Nederlands btw-bedrag erop

Check dus eerst of er überhaupt btw van toepassing is. Vaak is dat niet zo, en dan verdampt de hele vraag.

De wisselkoers blijft daarna nog steeds belangrijk — maar om een andere reden.

Welke wisselkoers gebruik je?

Twee dingen bepalen het antwoord: welke koers, en welke datum.

Welke koers. In de praktijk is de dagelijkse referentiekoers van de Europese Centrale Bank de standaardkeuze. Elke werkdag gepubliceerd, gratis, onafhankelijk, en niemand gaat erover in discussie. Sommige ondernemers gebruiken in plaats daarvan de maandkoers die voor douanedoeleinden wordt gepubliceerd. Beide zijn verdedigbaar — veel belangrijker is dat je er één kiest en niet wisselt naar wat op dat moment gunstiger uitkomt. Inconsistentie roept vragen op; de bron zelf vrijwel nooit.

Welke datum. Neem de koers op het moment dat de btw verschuldigd wordt, wat voor de meeste zzp'ers de factuurdatum is. Niet de datum waarop de klant uiteindelijk betaalt, want dat kan zes weken later zijn tegen een andere koers.

En leg het vast. Noteer welke koers je gebruikte en waar die vandaan kwam. Drie jaar later bij een controle is "volgens mij de ECB-koers" een veel slechter antwoord dan een getal dat gewoon bij de factuur staat.

Het koersverschil waar niemand je voor waarschuwt

Dit is wat zzp'ers werkelijk geld kost, en het heeft niets met btw te maken.

Je factureert op 1 september USD 5.000. Tegen de koers van die dag is dat pakweg €4.600. Dat bedrag boek je als omzet.

Je klant betaalt op 15 oktober. De dollar is bewogen. Er komt €4.520 binnen.

Je komt €80 tekort. Dat is een koersverschil, en dat hoort als aparte post in je boekhouding — niet als korting, niet als deelbetaling, en al helemaal niet als een factuur die eeuwig voor €80 openstaat.

Doe je dat niet, dan gebeuren er twee dingen. Je debiteurenlijst raakt langzaam vol met facturen die deels onbetaald lijken maar het niet zijn. En je stuurt herinneringen naar klanten die gewoon volledig betaald hebben — een vervelende mail om terug te moeten nemen.

Andersom werkt het net zo goed in je voordeel. Bij een paar buitenlandse klanten per jaar blijven die verschillen klein. Werk je overwegend internationaal, dan tikt het aan en hoort het gewoon terug te komen in je winstcijfer.

Bankkosten: het tweede lek

Er zit verschil tussen wat je klant overmaakt en wat er binnenkomt.

• Ontvangstkosten van je eigen bank, vaak een vast bedrag per internationale betaling
• Overboekingskosten van hun bank, als de kosten gedeeld worden
• De wisselmarge — het verschil tussen de echte koers en de koers die je bank je geeft

Die laatste is de belangrijkste. Een bank die "geen kosten" adverteert op valutawissel verdient meestal twee tot drie procent in de marge. Op USD 5.000 is dat ruim honderd euro, stilletjes, per factuur.

Twee praktische oplossingen. Spreek vooraf schriftelijk af wie de overboekingskosten draagt — één regel in je offerte volstaat. En als vreemde valuta structureel is, kijk dan naar een multi-currency rekening (Wise, Revolut Business en inmiddels ook enkele Nederlandse banken), zodat je dollars als dollars kunt ontvangen en wisselt wanneer het jou uitkomt in plaats van automatisch bij binnenkomst.

Praktische regels die discussie voorkomen

Zet de valuta overal bij. Niet "5.000" maar "USD 5.000". Bij het totaal, bij de regels, bij je bankgegevens. Een factuur waar alleen 5.000 op staat wordt bij een klant die in drie valuta's werkt vroeg of laat in de verkeerde betaald.

Vermeld de juiste bankgegevens. Voor dollars heb je vaak een SWIFT/BIC nodig en soms een tussenbank; binnen Europa volstaan IBAN en BIC. Ontbrekende gegevens zijn de meest voorkomende reden dat een internationale betaling een week blijft hangen.

Spreek de valuta af vóór je begint, niet bij de factuur. "Mijn tarief is €80 per uur, gefactureerd in euro's" in je offerte voorkomt het gesprek waarin de klant dollars aannam, jij euro's, en één van jullie negen procent slechter uit is.

Houd één doorlopende factuurnummering. Eén reeks over alle valuta's heen. Aparte nummering per valuta geeft gaten, en gaten zijn precies waar een controleur naar vraagt.

Rekenvoorbeeld

Maart, drie internationale facturen:

Factuur 1 — Amerikaans bedrijf, USD 5.000. Bedrijf buiten de EU, dus geen Nederlandse btw. Op de factuur staat USD 5.000, geen btw-regel, geen euro-conversie nodig. Je boekt de omzet tegen de koers van de factuurdatum: €4.600. Betaald in april tegen een koers die €4.555 oplevert — het verschil van €45 gaat naar koersverschillen.

Factuur 2 — Brits bureau, GBP 2.000. Bedrijf buiten de EU sinds Brexit, dus dezelfde behandeling.

Factuur 3 — Nederlandse klant die per se in dollars wil, USD 1.200. Nederlandse klant, dus Nederlandse btw. Op de factuur staat USD 1.200 plus 21% btw van USD 252 — en daarnaast het euro-equivalent van dat btw-bedrag, met de gebruikte koers en datum erbij. Dat euro-bedrag gaat je btw-aangifte in.

Alleen bij de derde factuur was de euro-conversie nodig. Dat is typisch.

Het routine maken

Ingewikkeld is het niet. Het is alleen net omslachtig genoeg dat je het handmatig, veertig keer per jaar, gegarandeerd een keer verkeerd doet — een verouderde koers, een ontbrekende euro-btw-regel, een herinnering naar iemand die allang betaald heeft.

Declair is met precies dit geval in gedachten gebouwd: factureren in de valuta die je klant wil, met het euro-btw-equivalent automatisch berekend tegen de koers van de juiste datum, koersverschillen die worden vastgelegd zodra de betaling binnenkomt, en één doorlopende nummering over alle valuta's heen. Het is ook de reden dat de app in twee talen bestaat — wie multi-currency nodig heeft, heeft meestal ook een Engelstalige interface en Nederlandse btw-regels in hetzelfde pakket nodig.

---

Algemene informatie voor in Nederland ingeschreven zzp'ers, geen fiscaal advies. Voor goederen, digitale producten aan consumenten en ondernemingen met een vestiging in het buitenland gelden afwijkende regels. Leg bijzondere situaties voor aan je boekhouder of de Belastingdienst.

Geschreven door Dennis Kortekaas, developer en oprichter van Declair.

Lees ook

• Factureren aan een buitenlandse klant: btw verleggen uitgelegd
• Factuur niet betaald — wat nu?
• Wat moet verplicht op een factuur staan?