Werken voor een Amerikaanse klant als zzp'er

Een Amerikaanse klant kan tot het beste werk horen dat je als zzp'er in Nederland krijgt. Budgetten zijn vaak groter, tarieven worden vaak in dollars afgesproken en remote werken is volkomen gewoon.

Er komen ook vragen bij waar niemand je op voorbereidt: een formulier met de naam W-8BEN in je mailbox, een betaalportaal dat om een "tax ID" vraagt, en een factuur die zes weken blijft liggen omdat hij op het verkeerde adres is beland.

Hier is het hele plaatje, in de volgorde waarin je het tegenkomt.

Btw: het makkelijke deel

Eerst het goede nieuws. Voor de meeste diensten aan een bedrijf dat buiten de EU gevestigd is, reken je geen Nederlandse btw.

Je factuur aan een Amerikaans bedrijf toont je tarief, je totaal en geen btw-regel. Een ICP-opgaaf hoeft ook niet: dat is een mechanisme voor de EU, en de VS doen daar niet aan mee.

Eén opmerking over de tekst. Zet niet "btw verlegd" op een Amerikaanse factuur. Verlegging is een EU-begrip. Voor een Amerikaanse boekhouder zegt het niets en het kan een verwarrende mail uitlokken. Wil je uitleggen waarom er geen btw op staat, dan is een gewone regel dat de dienst buiten de reikwijdte van de Nederlandse btw valt duidelijker.

De inkomsten geef je gewoon op voor de inkomstenbelasting in Nederland. Een buitenlandse klant verandert niets aan je eigen fiscale positie thuis.

Het W-8BEN-formulier

Vroeg of laat mailt een Amerikaanse klant je een formulier en vraagt hij of je dat invult voordat hij kan betalen. Dat is normaal en geen alarmsignaal.

De VS hebben inhoudingsregels: betalers moeten belasting inhouden op bepaalde betalingen aan buitenlandse ontvangers, tenzij de ontvanger zijn buitenlandse status verklaart. Die verklaring is een W-8BEN als je als individu werkt (dus ook als eenmanszaak), of een W-8BEN-E als je factureert via een bv of een andere entiteit.

Twee dingen om te weten:

Diensten die buiten de VS worden verricht, zijn in de regel geen inkomen uit Amerikaanse bron. Een developer die vanuit Rotterdam werkt voor een bedrijf in Austin verricht het werk in Nederland. In het gebruikelijke geval is er dan helemaal geen Amerikaanse inhouding. Het formulier is hoe je klant vastlegt waarom hij niet heeft ingehouden. Het beschermt hem en zorgt dat jij volledig betaald krijgt.

Nederland heeft een belastingverdrag met de VS. Als verdragsvoordelen voor jouw situatie relevant zijn, claim je ze op dit formulier, en heb je je Nederlandse fiscale identificatienummer nodig.

Het formulier vraagt om je naam, adres, land en buitenlands fiscaal identificatienummer. Voor een eenmanszaak is dat doorgaans je BSN. Factureer je via een bv, dan is het het nummer van de entiteit. Het vraagt ook om een Amerikaans TIN, dat je vrijwel zeker niet hebt en meestal ook niet nodig hebt. Leeg laten is hier normaal.

De W-8BEN gaat naar je klant, nooit naar de IRS. Hij blijft in hun administratie en verloopt: meestal aan het einde van het derde kalenderjaar na ondertekening. Een klant met wie je lang werkt, vraagt dus vanzelf om een nieuwe.

Eén echte waarschuwing: deze formulieren worden vaak gebruikt als phishingaas. Komt er onverwacht een "W-8BEN" binnen van iemand met wie je geen relatie hebt, en wordt er gevraagd om bankgegevens of een paspoortscan, dan is het oplichting. Een echt verzoek komt van een klant met wie je al werkt en vraagt nooit om je bankwachtwoord of een foto van je ID.

Is je situatie anders dan eenvoudig (je werkt fysiek in de VS, je licentieert intellectueel eigendom, je ontvangt royalty's), vraag dan advies. Juist in die gevallen kan inhouding echt gelden.

Betaald krijgen, en wat het kost

Hier lekt het geld weg.

Een gewone internationale overschrijving. Een binnenlandse Amerikaanse overboeking steekt geen grens over. Een Amerikaanse klant die een Nederlandse rekening betaalt, moet dus internationaal overmaken. De afzender betaalt daarvoor doorgaans ongeveer $25 tot $45, een tussenbank kan onderweg een eigen deel nemen en het duurt twee tot vijf dagen. Je eigen bank kan daar nog ontvangstkosten bovenop zetten.

Wise, Revolut Business of vergelijkbaar. Je kunt dollars als dollars bewaren en ontvangen, en omwisselen wanneer jij wilt. Bij een aanbieder die je Amerikaanse rekendetails geeft, kan je klant je vaak betalen als gewone binnenlandse Amerikaanse overboeking, wat de meeste overschrijvingskosten wegneemt. Beschikbaarheid hangt af van de aanbieder en van of je een privé- of zakelijke rekening hebt, dus check dat voordat je de gegevens op een factuur zet. De wisselkoers ligt dicht bij de echte middenkoers, en dat is het punt: voor regelmatig Amerikaans werk is dit meestal de goedkoopste route, met duidelijke afstand.

PayPal. Snel en bekend bij Amerikaanse klanten, maar transactiekosten plus de opslag op de wisselkoers maken het duur. Prima voor één keer, slecht als gewoonte.

De koersopslag is de echte kostenpost. Een traditionele bank die "gratis" valuta omrekent, bouwt doorgaans een opslag van een paar procent in tussen de echte koers en de koers die jij krijgt. Op een factuur van $5.000 is 2 tot 3 procent ongeveer €90 tot €140, onzichtbaar, elke keer weer. Dat is meer dan de meeste overschrijvingskosten en bijna niemand ziet het.

Spreek af wie de overschrijvingskosten betaalt, vóór de eerste factuur. Eén regel in je offerte. Anders factureer je $5.000, ontvang je $4.955 en moet je beslissen of $45 een ongemakkelijke mail waard is.

Factuurgegevens waarmee Amerikaanse facturen betaald worden

Amerikaanse crediteurenafdelingen werken volgens procedures. Kleine omissies veroorzaken onevenredig veel vertraging.

• Factureer in USD als dat is afgesproken, met de valuta expliciet bij elk bedrag.
• Volledige internationale bankgegevens: IBAN, BIC/SWIFT, naam en adres van je bank en je eigen adres. Amerikaanse betaalformulieren vragen alles, en bij een onvolledige set gaat de betaling niet weg.
• Het PO-nummer, als ze er een hebben uitgegeven. Bij middelgrote en grotere Amerikaanse bedrijven wordt een factuur zonder inkoopordernummer vaak helemaal niet verwerkt. Hij blijft gewoon liggen.
• Net 30 als verwachte standaard. Net 15 is ongebruikelijk; Net 45 of Net 60 komt vaak voor bij grotere bedrijven. Vraag het voordat je iets aanneemt.
• Stuur hem naar de juiste plek. Veel Amerikaanse klanten hebben een facturatie-mailadres of een portaal (Bill.com, Coupa, SAP Ariba) los van je dagelijkse contact. Een factuur naar je projectmanager komt mogelijk nooit in het systeem. Vraag op dag één waar facturen heen moeten.
• Schrijf de datum ondubbelzinnig. 09/03/2026 is in Nederland 9 maart en in de VS 3 september. Schrijf "3 september 2026" en de verwarring verdwijnt.

Contractpunten die tien minuten waard zijn

Valuta en tarief. Leg de valuta vast in de overeenkomst, niet alleen op de factuur. "USD 80 per uur" of "EUR 75 per uur, gefactureerd in EUR" zijn allebei prima, maar onduidelijkheid hier heeft mensen tien procent gekost.

Betaaltermijn en te late betaling. Amerikaanse contracten noemen vaak een termijn. Doet het jouwe dat niet, stel dan schriftelijk Net 30 voor.

Toepasselijk recht. Amerikaanse contracten noemen vaak een specifieke staat. Bij kleine opdrachten is dat meestal geen strijd waard: realistisch gezien procedeert geen van beiden over de Atlantische Oceaan om een factuur van €5.000. Bij een grote of langlopende opdracht is een gesprek erover wel nuttig.

Intellectueel eigendom. Amerikaanse klantcontracten dragen vaak alle rechten over bij betaling, soms ruim. Lees die clausule. Voor een zzp'er is dit de belangrijkste.

Tijdzones. Geen juridisch punt, maar wel het praktische punt dat bepaalt of het werk prettig is. Een klant aan de Amerikaanse westkust begint zijn dag rond 17:00 uur jouw tijd. Maak afspraken over overlap voordat je begint, niet in maand drie.

Een rekenvoorbeeld

Je bent developer in Amsterdam. Een startup uit San Francisco huurt je in voor een project van drie maanden tegen USD 85 per uur.

• Contract: USD, Net 30, zij betalen de overschrijvingskosten, drie uur overlap op dinsdag en donderdag.
• Vóór de eerste factuur: je vult een W-8BEN in en mailt hem terug. Zij bevestigen dat facturen naar hun crediteurenadres gaan, met PO-nummer 4471 op elke factuur.
• Factuur 1, 1 oktober: 150 uur, USD 12.750. Geen btw-regel. PO 4471. IBAN, BIC en bankadres. Je boekt de omzet tegen de koers van die dag, bijvoorbeeld €11.730.
• Betaald op 29 oktober op je Wise-USD-saldo. Je wisselt om wanneer de koers je uitkomt. Het verschil met je geboekte €11.730 is een koersverschil, dat je als aparte post vastlegt. Hoe dat werkt lees je in Factureren in dollars of ponden als zzp'er.
• Je btw-aangifte: het bedrag gaat in het vak voor leveringen en diensten die niet in Nederland belast zijn (rubriek 1e). Geen ICP-opgaaf.

Geen inhouding, geen Nederlandse btw, geen gedoe. Bijna alle complexiteit zit in de eerste week en niets daarvan herhaalt zich.

Overzicht houden als je groeit

Eén Amerikaanse klant red je in een spreadsheet. Vier Amerikaanse klanten, twee Duitse en een handvol Nederlandse facturen is waar het niet meer te doen is: verschillende btw-behandelingen, verschillende valuta, en een geboekt eurobedrag dat niet overeenkomt met wat uiteindelijk op je bank staat.

Daarvoor is Declair gebouwd. Je legt per klant land en btw-behandeling één keer vast, zodat het bij de volgende factuur niet fout kan gaan. Je factureert in USD, met het eurobedrag berekend tegen een koers die vastligt zodra je verstuurt. Factuurnummers lopen door in één reeks, ongeacht de valuta.

---

Algemene richtlijnen voor zzp'ers die in Nederland staan ingeschreven, geen fiscaal of juridisch advies. Amerikaanse belastingregels voor buitenlanders zijn echt ingewikkeld, en situaties met fysieke aanwezigheid in de VS, royalty's of licenties kunnen sterk afwijken. Vraag een accountant met grensoverschrijdende ervaring als dat op jou van toepassing is.

Geschreven door Dennis Kortekaas, developer en oprichter van Declair.

Lees ook

• Factureren aan een buitenlandse klant: btw verleggen uitgelegd
• Factureren in dollars of ponden als zzp'er
• Factuur niet betaald — wat nu?