Factureren aan een buitenlandse klant: btw verleggen uitgelegd (2026)

Je hebt een nieuwe klant. Een bedrijf in Berlijn, of Londen, of San Francisco. Het werk is af en je zit naar je factuursjabloon te kijken met de vraag of er 21% btw op moet.

Zit je er de ene kant op naast, dan bereken je te veel aan een klant die dat opmerkt. Zit je er de andere kant op naast, dan ben je de Belastingdienst geld schuldig dat je nooit hebt geïnd.

De regels zijn overzichtelijker dan ze lijken. Bijna alles komt neer op drie vragen, in deze volgorde.

De drie vragen

1. Is je klant een ondernemer of een particulier?

Dit is de belangrijkste splitsing, belangrijker nog dan het land. Een Duits bedrijf met een btw-nummer behandel je totaal anders dan een Duitse consument die dezelfde dienst afneemt.

2. Waar is die klant gevestigd?

Drie groepen: Nederland, een ander EU-land, of buiten de EU. Niet "waar het werk gebeurde" — waar de klant gevestigd is.

3. Lever je een dienst of goederen?

Dit artikel gaat over diensten, wat de meeste zzp'ers leveren: ontwerp, development, advies, tekst, vertaling, coaching. Voor goederen gelden eigen regels en eigen administratie.

Het antwoord in één tabel

Voor diensten geleverd door een in Nederland ingeschreven zzp'er:

De tweede regel is voor zzp'ers de belangrijkste, dus die halen we uit elkaar.

Verleggen, zonder jargon

Als je een ondernemer in een ander EU-land factureert, breng je geen btw in rekening. In plaats daarvan geeft je klant de btw zelf aan in zijn eigen land, tegen zijn eigen tarief. Dat is de verleggingsregeling: de verplichting verhuist van jou naar hem.

Dit is geen truc en geen gunst. Het is de standaardwerkwijze voor grensoverschrijdende B2B-diensten binnen de EU, en de boekhouder van je klant verwacht het ook zo. Een Duits bedrijf een factuur met 21% Nederlandse btw sturen is precies het soort factuur dat je retour krijgt.

Wat er op die factuur moet staan:

• Je eigen btw-identificatienummer (het NL-nummer)
• Het geldige btw-nummer van je klant, voluit op de factuur
• De vermelding "btw verlegd" — of "VAT reverse charged", of de formulering in de taal van je klant
• Géén btw-bedrag en géén btw-tarief

Dat btw-nummer van je klant is geen decoratie. Het is het bewijs dat je klant daadwerkelijk ondernemer is, en het is het eerste wat er gevraagd wordt als er ooit discussie over de factuur ontstaat.

Controleer het btw-nummer. Elke keer. Het kost tien seconden.

De Europese Commissie heeft een gratis controletool, VIES, die checkt of een btw-nummer geldig en actief is. Zoek op "VIES btw-nummer controleren" en je vindt hem.

Controleer het nummer vóór de eerste factuur, en opnieuw als de samenwerking jaren loopt — bedrijven herstructureren, nummers worden ingetrokken, en een ongeldig nummer op het moment van factureren kan betekenen dat de btw alsnog bij jou blijft liggen.

Bewaar de bevestiging. Een screenshot in de klantmap volstaat.

De ICP-opgaaf: de stap die vergeten wordt

Geen btw rekenen is maar de helft van je verplichting. Heb je diensten geleverd aan ondernemers in andere EU-landen, dan doe je naast je gewone btw-aangifte ook een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Het is een kort lijstje: per klant het btw-nummer en het totaalbedrag dat je die periode factureerde. De Belastingdienst legt dat naast wat je klant in zijn eigen land opgaf. Komen die twee niet overeen, dan krijgt iemand een brief.

Dit is verreweg de meest vergeten stap bij zzp'ers met hun eerste EU-klant. Het kost een kwartier per kwartaal en het is niet optioneel.

Klanten buiten de EU

Een klant in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Canada, Australië of Zwitserland: voor de meeste freelancediensten breng je geen Nederlandse btw in rekening, en een ICP-opgaaf is er ook niet — dat is een EU-mechanisme.

Je factureert verder normaal, je geeft de omzet gewoon op voor de inkomstenbelasting, en je bewaart je administratie. Sommige landen kennen lokale regels die op je van toepassing kunnen zijn als je daar echt gevestigd bent, maar voor een zzp'er die vanuit Nederland voor een buitenlands bedrijf werkt is het antwoord meestal: geen Nederlandse btw, goede vastlegging.

Praktisch punt over de formulering: zet géén "btw verlegd" op een factuur aan een Amerikaanse klant. Verleggen is een EU-begrip en het verwart hun boekhouder alleen maar. Een neutrale regel dat de dienst buiten de Nederlandse btw valt, is duidelijker.

Particulieren in het buitenland: hier wordt het lastig

Is je klant een particulier in plaats van een ondernemer, dan kun je niet verleggen — er is geen btw-plichtig bedrijf om de verplichting naartoe te schuiven. De hoofdregel is dat je Nederlandse btw rekent.

Maar er zijn echte uitzonderingen, en de grootste raakt veel zzp'ers: digitale en elektronisch geleverde diensten aan consumenten in andere EU-landen volgen het land van de klant, niet dat van jou. Online cursussen, downloadbare sjablonen, abonnementssoftware, e-books. Boven een bescheiden EU-drempel kom je daarmee in het One Stop Shop-systeem (OSS) terecht, waar je buitenlandse btw via één Nederlandse aangifte afdraagt.

Verkoop je iets downloadbaars of iets met een abonnement aan consumenten in het buitenland, dan is dit een half uur bij je boekhouder waard — vóórdat het een probleem wordt in plaats van erna.

Twee valkuilen

De KOR reist niet mee. Zit je in de kleineondernemersregeling, dan reken je binnenlands geen btw — maar grensoverschrijdende B2B-diensten kennen eigen verplichtingen, en de KOR zet die niet uit. Krijg je als KOR-deelnemer je eerste zakelijke EU-klant, check dan je positie vóór je factureert.

Waar het werk gebeurde doet er meestal niet toe. Je kunt vanuit Utrecht een website bouwen voor een bedrijf in Milaan, of vanuit een hotel in Lissabon teksten schrijven voor een klant in Rotterdam. Wat telt is waar je klant gevestigd is, niet waar je laptop stond.

Rekenvoorbeeld

Je bent ingeschreven in Nederland. In september factureer je:

• Een Nederlands bureau, €2.000 → 21% btw erbij. Totaal €2.420.
• Een Duits softwarebedrijf met geldig btw-nummer, €3.000 → geen btw, "btw verlegd" plus hun btw-nummer op de factuur. €3.000 op je ICP-opgaaf.
• Een Amerikaanse startup, €1.500 → geen Nederlandse btw, geen ICP.
• Een particulier in Spanje die eenmalige coaching afnam, €400 → Nederlandse btw. Totaal €484.

Vier facturen, drie verschillende behandelingen. Precies daarom gaat een sjabloon met "21% btw" er hard ingebakken vroeg of laat mis.

Het goed doen zonder erover na te denken

De betrouwbare oplossing is om de behandeling een eigenschap van de klant te maken in plaats van een beslissing die je per factuur neemt. Land en btw-nummer één keer vastleggen, de regel één keer instellen, en elke volgende factuur erft het.

Zo werkt het in Declair: je legt bij het aanmaken van een klant het land en btw-nummer vast, en facturen nemen automatisch de juiste behandeling en de verplichte vermeldingen over — inclusief de verleggingsregel en je ICP-totalen per periode. Het punt is niet dat dat slim is; het punt is dat je diezelfde afweging niet veertig keer per jaar hoeft te maken, want daar ontstaan de fouten.

---

Dit artikel beschrijft de hoofdregels voor in Nederland ingeschreven zzp'ers en is geen fiscaal advies. Voor goederen, digitale producten, een vestiging in het buitenland of de KOR kunnen de regels wezenlijk afwijken. Leg bijzondere situaties voor aan de Belastingdienst of je boekhouder — dat kwartier is goedkoper dan de correctie.

Geschreven door Dennis Kortekaas, developer en oprichter van Declair.

Lees ook

• Btw-aangifte voor zzp'ers: complete gids
• Factureren in dollars of ponden als zzp'er
• Wat moet verplicht op een factuur staan?