Hoe maak ik mijn eerste factuur?

Voordat je begint

Zorg dat je bedrijfsgegevens compleet zijn onder Instellingen → Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN en factuuradres. Declair vult deze gegevens automatisch in op elke factuur.

Stap 1 — Klant toevoegen

1. Ga naar Klanten in het menu.
2. Klik op Nieuwe klant.
3. Vul minimaal de bedrijfsnaam en het e-mailadres in (voor het versturen van de factuur).
4. Sla de klant op.

Tip: Voeg je meest gebruikte klanten alvast toe. Bij een nieuwe factuur selecteer je ze met één klik.

Stap 2 — Factuur aanmaken

1. Ga naar Facturen → Nieuwe factuur.
2. Selecteer de klant.
3. Voeg regels toe: omschrijving, aantal, prijs en BTW-tarief (0%, 9% of 21%).
4. Controleer de factuurdatum en betalingstermijn (standaard 14 of 30 dagen).

Je kunt producten uit je productcatalogus toevoegen via Producten, of regels handmatig typen.

Stap 3 — Controleren en versturen

1. Bekijk de PDF-preview rechts om te controleren of alles klopt.
2. Klik op Versturen om de factuur per e-mail te versturen, of op Downloaden voor een PDF.
3. De factuur krijgt automatisch een uniek factuurnummer.

Betaallink toevoegen (optioneel)

Wil je sneller betaald worden? Koppel Mollie onder Instellingen → Betalingen en voeg een iDEAL-betaallink toe. De klant kan dan direct vanuit de e-mail betalen.

Veelgemaakte fouten

• BTW-nummer ontbreekt — verplicht op facturen aan zakelijke klanten.
• Verkeerd BTW-tarief — 21% is standaard; 9% alleen voor specifieke goederen/diensten.
• Geen omschrijving per regel — elke factuurregel moet duidelijk zijn wat je hebt geleverd.